A transformação digital tem sido um fator essencial para empresas que procuram maior eficiência e competitividade. No setor da contabilidade, a gestão documental é um dos aspetos que mais exigem tempo e recursos. Mas e se fosse possível otimizar este processo, poupar tempo e reduzir custos? Com um arquivo digital, essa realidade está ao seu alcance.
O que é um arquivo digital?
Um arquivo digital é uma solução que permite armazenar, organizar e aceder a documentos de forma eletrónica, eliminando a necessidade de papel e garantindo maior segurança e conformidade legal. Com esta tecnologia, a sua empresa pode simplificar a gestão documental e aumentar a produtividade de forma significativa.
Principais benefícios do arquivo digital
Aumento da produtividade
Ao automatizar processos de arquivamento e recuperação de documentos, a sua equipa pode focar-se em tarefas estratégicas e reduzir o tempo gasto em buscas manuais.
Redução de custos
Com menos papel, menos espaço físico ocupado e menos tempo desperdiçado, a sua empresa economiza significativamente em recursos operacionais.
Maior controlo e segurança
A digitalização e o armazenamento na nuvem garantem que os seus documentos estejam sempre protegidos, acessíveis apenas por utilizadores autorizados e em conformidade com as normas vigentes.
Porque escolher esta solução?
Gestão documental simplificada
A organização e recuperação de documentos nunca foi tão fácil. Com um sistema intuitivo, pode armazenar e localizar qualquer documento em segundos, eliminando a necessidade de arquivos físicos.
Acesso rápido e seguro
Pesquise documentos por nome, cliente, número, valor ou data com um simples clique. Além disso, a segurança é garantida por autenticações avançadas e permissões de acesso personalizadas.
Conectividade com a nuvem
Com uma solução 100% cloud, pode enviar, receber e aceder a documentos de qualquer lugar, promovendo maior flexibilidade e colaboração entre equipas.
Automação e digitalização inteligente
Digitalização de documentos: transforme documentos físicos em ficheiros digitais organizados.
Partilha segura: partilhe ficheiros apenas com os destinatários desejados.
Arquivo legal de faturas: arquive faturas em conformidade com a legislação vigente com um único clique.
Funcionalidades avançadas do arquivo digital
Conformidade com DL 28/2019 e RGPD
Garante que a digitalização de documentos e o armazenamento de faturas em PDF ou XML estejam em conformidade com a legislação tributária e de proteção de dados.
Pesquisa inteligente com IA
A inteligência artificial permite a indexação automática de documentos, facilitando pesquisas rápidas ao estilo Google e a conversão de arquivos físicos em formatos digitais padronizados, como XML ou CSV.
Assinatura digital e segurança avançada
Além de possibilitar a assinatura digital qualificada de documentos, o sistema conta com certificação de segurança de grau nacional reservado pelo Gabinete Nacional de Segurança (GNS) de Portugal.
Transforme a gestão documental da sua empresa agora mesmo!
Com um arquivo digital, a sua empresa reduz custos, melhora a produtividade e garante total segurança na gestão de documentos. Invista na digitalização e leve a sua empresa a um novo patamar de eficiência e conformidade.
Precisa de mais informações? Estamos à disposição para esclarecer dúvidas e ajudar na implementação desta solução inovadora!
Comments